如果你经历过:早上从拥挤的地铁下来,一路小跑来到公司,还没顾上喝口水,就看到钉钉工作群“噼里啪啦”不下20条的用车申请,繁杂的派车调度工作让你无比焦虑……好不容易熬过了上午,刚想在桌上小憩补个觉,又迎来了“还车高峰”,每辆车逐一的进行里程核对以及车况检查工作扑面而来,在你又一次消化焦虑的时候,美好的时光便悄悄溜走了……
当你感觉到特别无助的时候,我劝你向老板提议用上管车SaaS。理由很简单:企业车辆管理向来都是个很复杂的系统工程,特别是面对公车数量庞大的企业,管理员需要同时考虑到车辆的调度、费用管理、安全监管等多个方面。传统的管车方式在浪费人力与时间成本的同时,整体工作的运转效率也变得越来越低。
从0到1的数字化管车
作为一家专业从事交通规划、设计、咨询、监理、工程总承包等业务的综合性交通企业,江西交通咨询有限公司成立于1994年,总部位于江西省南昌市。业务范围涵盖了公路、铁路、城市轨道交通、机场、港口等交通领域,服务对象包括政府部门、企事业单位、国内外客户等。
近年来,随着业务范围的不断扩大,江西交通咨询有限公司在客户走访、会议、高速巡检、高速公路建设施工等用车场景上的需求也在逐渐增加,面对日常繁多的用车任务和多达两百余辆的公车配置,江西交通咨询有限公司在车辆监督管理上的压力可想而知。
尽管江西交通咨询有限公司很早就意识到企业的信息化、数字化、智能化势在必行,但对于企业车辆管理,特别是车辆监管方面的工作,市场上大多数GPS类产品功能都比较单一,很难找到集定位、车辆信息管理、用车流程管理、油耗统计等功能于一体的产品。
因此,江西交通咨询有限公司急需找到一款可以完美解决企业用车效率低、派车调度混乱、车辆监管不到位、车务数据难统计等问题的数字化管车平台,并且由于公司日常用钉钉办公,最好这个管车平台还可以跟钉钉无缝衔接。
在经过多方比较后,江西交通咨询有限公司最终选择了云上管车。在实现了车辆管理与移动办公完美结合的同时,还让公司整体的用车效率提高了65%,降本增效的成果显而易见。
对车辆动态信息进行实时监控
企业车辆管理的两大致命难题“不知道车辆在哪”、“不知道车去过哪”同样困扰着江西交通咨询有限公司。简单来说,这都是由于企业缺乏科学有效的车辆监管手段,无法对车辆进行数据的跟踪记录造成的。因此,能够获取到车辆准确的位置、轨迹、里程和油耗等数据,是企业车辆管理的大前提。
云上管车通过北斗+GPS定位系统,可以实时查看车辆当下所在的精准位置,并且对公务车的行驶轨迹进行详细的记录,无论是正在行驶的车辆,还是已经完成行程的车辆,都可以查看车辆此次行程的轨迹、里程、油耗等。同时,企业还可以根据历史行程的记录进行对比分析,从而有效防止虚假报账。
对车辆调配与排班进行科学管理
车辆调度管理是指在车辆的使用调度过程中,对其进行合理安排,以达到最佳效益的过程。在使用云上管车前,江西交通咨询有限公司的车辆调度工作一直是个让人头疼的难题,因为需要调度的车辆种类和人员安排相对繁杂,所以经常出现因安排不当导致无车可用或车辆集中闲置情况发生,严重的时候还会影响正常的业务效率。
通过云上管车,在员工用车申请或者管理员派车前,可以先在系统上查询企业车辆的使用情况或者车辆的排班情况,然后再根据实际情况申请车辆或者进行派车。
同时,系统中的“用车调度看板”和“司机看板”,还可以查看已出车/空闲车辆数、司机数量,在了解整体出车与空闲情况后,管理员可根据业务需要直接从线上对车辆进行调配,或者对某一辆车进行排班。保障了保障车辆不闲置、均匀分配任务,避免车辆资源的浪费。
对车务进行准确记录与统计
除了派车调度,江西交通咨询有限公司在车务数据的管理上也存在着一些问题,例如加油、保险、维修、停车费等诸多车务数据很难做到简单轻松的录入统计;当保险、保养和年检到期时,单凭人工纸质记录,很容易发生错过保险和年检等情况,给企业造成额外的损失等……
云上管车平台化的管理,从车务申请到车务审核,全流程自动连接,当员工或管理员对车务进行上报、审批、核实后,所有数据将自动同步到统计列表中。同时,车务数据也可以成为可靠的报销凭据,避免了以往核对过程中需要进行的通话。